Erste Schritte zur Digitalisierung der Mineralogischen Sammlungen der TU Berlin – ein Erfahrungsbericht

Das Projekt Digitales Netzwerk Sammlungen hat in einer Reihe von Case Studies Berliner Universitätssammlungen bei Digitalisierungskampagnen begleitet und unterstützt. Im Fall der Mineralogischen Sammlungen der TU Berlin sollte für eine überschaubare Teilsammlung die Retrodigitalisierung der analogen Findmittel und die fotografische Dokumentation ausgewählter Stücke durchgeführt werden, um im Hinblick auf eine umfassende Digitalisierung Verfahren und Abläufe zu erproben und Kalkulationsgrundlagen zu erarbeiten. In seinem Gastbeitrag berichtet der Leiter der Sammlung Dr. R. Johannes Giebel von seinen Erfahrungen aus dieser Erprobung.
– Michael Müller
Die Ausgangssituation zur Datenerfassung der Bestände der Mineralogischen Sammlungen mit etwa 200.000 Einzelobjekten beschränkt sich auf ein analoges Ablagesystem aus Inventarbüchern (Objekte sortiert nach Eingangsdatum / laufende Inventarnummer), Karteikarten (Objekte sortiert nach Mineralnamen) und Objektetiketten (dem Objekt beiliegend). Jede dieser Dokumentationsmedien umfasst teilweise zusätzliche Informationen, so dass sie nur in Kombination die vorhandenen Gesamtinformationen zu einem Exponat wiederspiegeln. Als direktes Findmittel konnten zur Verortung der Objekte im Gesamtbestand ausschließlich die Karteikarten (Ablage nach Mineralnamen) genutzt werden.

Eine systematische fotografische Dokumentation des Bestandes ist nicht vorhanden. Die Inventarbücher, Karteikarten und Etiketten wurden handschriftlich geführt; ausschließlich einige Objektetiketten sind in Schreibmaschinendruck vorhanden.
Ziel der Pilotstudie
Im Zuge der Pilotstudie zur Digitalisierung erfolgte die Aufarbeitung der seit Jahrzehnten nicht mehr umfänglich gesichteten Teilsammlung Karl Keller mit Mineralien aus Tsumeb (Namibia). Eine vor Jahrzehnten durchgeführte Grundinventarisierung wurde nur analog vorgenommen. Die Digitalisierung im Rahmen der Pilotstudie umfasste die Transkription der Dokumentationsmedien und die fotografische Dokumentation eines Teilkonvoluts (200 von ca. 1800 Stück). Die Ergebnisse der Studie sollen als Leitfaden zur fortlaufenden Digitalisierung der Sammlungen genutzt werden und in ihrer Testphase die optimale Herangehensweise zur effizienten Digitalisierung erschließen.
Vorbereitung/Aufwand
Im Zuge des Projektes mussten unterschiedliche Teilschritte vorbereitet werden. Sowohl in der Vor- als auch in der Nachbereitung sind entsprechend zusätzliche Aufwände entstanden. Da die Objekte in der Sammlung nach ihrer Einordnung in der mineralogischen Systematik abgelegt sind, war einiger Aufwand nötig, die Stücke der Teilsammlung einzeln herauszusuchen und nach der Fotokampagne wieder zurück zu sortieren.
Insbesondere für die fotografische Dokumentation der Stücke erfolgte eine aufwändige und zeitintensive Reinigung der Stücke aus den Kellerarchiven. Während der fotografischen Aufnahmen (insbesondere „Porträtfotos“ der Minerale für Ausstellungszwecke) kam es durch die erforderliche Orientierung/Ausrichtung auf die optimalen/korrekten Positionen der Exponate (um die wichtigsten Eigenschaften des Exponats zu erfassen) zusätzlich zu einem größeren zeitlichen Aufwand durch das mineralogische Fachpersonal. Unter Mithilfe einer Praktikantin war der Kurator der Sammlungen sieben volle Arbeitstage mit der Betreuung der von einem externen Fotografen angefertigten Bildaufnahmen beschäftigt.

Für die Transkription durch einen Schreibservice wurden die Inventarbücher (intern) und Karteikarten (durch einen Dienstleister) gescannt. Die Daten aus den unterschiedlichen Dokumentationsmedien wurden in einer Tabelle zusammengefasst. Auf Grund der handschriftlichen Informationsablage kam es vor allem bei der Digitalisierung der Karteikarten zu Transkriptionsfehlern, die im späteren Verlauf durch das mineralogische Fachpersonal händisch identifiziert und ausgebessert werden mussten. Die Fehler waren oft schnell erkennbar (z.B. Verwechslung von nicht leserlich geschriebenen Buchstaben und Zahlen).
Die generell zeitaufwendige Begleitung der Digitalisierung sollte in Zukunft durch Automatisierung und den Einsatz von geschulten Hilfskräften reduziert werden, sie wird aber nicht ganz entfallen können. Grundsätzlich ist die Digitalisierung unterstützend durch Studentische Hilfskräfte und gegebenenfalls Praktikantinnen und Praktikanten umsetzbar. Allerdings bedarf es einer weiteren Kontrolle und genauen Anleitung durch das Fachpersonal. So wird der zuständigen Fachkraft zwar viel Arbeit abgenommen, aber es entsteht durch die Kontrollarbeiten dennoch ein gewisser Mehraufwand zu den täglichen Aufgaben.
Zusätzlich Vorteile der Re-Inventarisierung
Durch die erstmalige Betrachtung der Teilsammlung in ihrer Gesamtheit konnten im Zuge der Detailarbeiten als verschollen gelistete Objekte wiedergefunden werden (Stücke waren in anderen Schubfächern untergebracht als verzeichnet). Leider wurde auch das Fehlen von einzelnen Stücken festgestellt. Beim Abgleich der Daten der digitalisierten Findmittel (Inventarbuch, Karteikarten und Etiketten) konnten Schreibfehler, die bei der Originalinventarisierung passiert waren, identifiziert und Unsicherheiten durch den Vergleich der Daten der drei Findmittel gut ausgeschlossen werden. Eine Neusichtung während der digitalen Re-Inventarisierung führte zusätzlich zu einer teilweisen Informationserweiterung, z.B. durch den Zusatz bisher nicht bestimmter Nebenmineralien, die bei der ursprünglichen Inventarisierung keine Beachtung gefunden hatten. Zudem wurden Aktualisierungen von Mineralnamen, Fundorten etc. durchgeführt.
Nutzung der Ergebnisse des Projektes
Die Re-Inventarisierung der Karl-Keller-Sammlung als Teilsammlung unserer Tsumeb-Kontingente führte zur Vergabe einer Masterarbeit. Innerhalb dieser Masterarbeit soll mit Hilfe der digitalisierten Sammlungsbestände die Variabilität der Mineralisation innerhalb der Lagerstätte Tsumeb beurteilt werden. Diese Masterarbeit soll als Vorbereitung für ein potenzielles drittmittelfinanziertes Forschungsprojekt genutzt werden. Eine fortlaufende Kooperation mit dem Museum in Tsumeb, dem Geologischen Dienst von Namibia in Windhoek und dem Ministerium für Bergbau und Energie wird auf Grundlage der Masterarbeit zu den digitalisierten Objekten ausgeweitet.
In der weiteren Arbeit sollen die Informationen zu den Exponaten mit Tsumeb-Sammlungen anderer Institutionen abgeglichen und vervollständigt werden. Dazu wird es in den nächsten Jahren sicherlich Kooperationsanfragen an weitere Institutionen geben. Erste Anfragen zu digitalen Informationen über die Tsumeb-Bestände unserer Sammlungen sind bereits eingegangen.
Weiterhin wurden die digitalen Aufnahmen von 200 besonders attraktiven Stücken der Sammlung dem neugegründeten Mineralogischen Museum in Tsumeb zur Verfügung gestellt. Dort liefen die Bilder während der Neueröffnung in Dauerschleife als Wandprojektion ab und werden fortlaufend für die Ausstellungsgestaltung genutzt.

©2023 Transpositional Geologies: Sascha Mikloweit & VG Bild-Kunst, Foto: Amanda Holmes
Für die weitere Arbeit mit den Ergebnissen der Digtalisierung steht nun eine interimistische Datenbankanwendung (“Datenhotel”) und ein Inspektionsfrontend für die schnelle und komfortable Suche und Visualisierung zur Verfügung.

Mit Hilfe der Handlungsempfehlungen die während des Projektes erarbeitet wurden, konnten im Anschluss mehrere Sammlungskontingente durch Hilfskräfte digitalisiert werden. Dabei wurde ein Neuzugang aus einer Privatsammlung bereits vollständig digitalisiert.
Ansatz zur fortlaufenden Digitalisierung
Eine Erkenntnis aus der Pilotstudie ist, dass die Transkription von Findmitteln am besten durch externe Dienstleister erfolgt. Ein Abgleich und eine erste Korrektur der digitalisierten Informationen sollten anschließend durch geschulte studentische Hilfskräfte erfolgen. Eine Abschlusskorrektur und Ergänzung wird durch das Fachpersonal bzw. den Kurator vorgenommen. Auf diesem Wege wäre es möglich unsere gesamte Mineralogischen Sammlungen mit etwa 200.000 Stücken in etwa 3-4 Jahren zu grundinventarisieren. Dies beinhaltet auch eine digitale Bildaufnahme der bedeutendsten Objekte (Schausammlung und Einzelkontingente vorselektierter Teilsammlungen). Vorrang hat jedoch die digitale Grundinformation über die Bestände. Die Grundinventarisierung in digitalisierter Form ist essenziell für schnelle Abfragen zu einem spezifischen Sammlungsbestand oder zu Einzelstücken, die über unterschiedliche Suchkriterien (Fundort, Finder, Jahr, Mineral Typ, etc.) schnell aufgefunden werden können.
OpenEdition schlägt Ihnen vor, diesen Beitrag wie folgt zu zitieren:
R. Johannes Giebel (2. Oktober 2023). Erste Schritte zur Digitalisierung der Mineralogischen Sammlungen der TU Berlin – ein Erfahrungsbericht. Digitales Netzwerk Sammlungen. Abgerufen am 14. Juni 2025 von https://doi.org/10.58079/nt5q